Mila hostet Akten, die unter § 50 BRAO der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die Frist beträgt sechs Jahre ab Mandatsende.
Diese Pflicht trifft die Kanzlei. Mila stellt die Infrastruktur, sie nicht zu verletzen.
Was aufbewahrt wird
Alle Dokumente, die Teil eines Mandats sind — Mietverträge, Schriftsätze, Korrespondenz, Honorarvereinbarungen, Befunde, eingehende und ausgehende E-Mails. Ebenso die Mandatsverträge selbst und alle Anlagen, die zu einer Akte gehören.
Nicht aufbewahrt werden Vorlagen, Korpus-Materialien wie veröffentlichte Rechtsprechung, und Dokumente, die ausdrücklich als nicht aktenrelevant markiert sind.
Wie lange
| Was | Frist |
|---|---|
| Handaktealle mandatsbezogenen Dokumente | 6 Jahre ab Mandatsende§ 50 BRAO |
| Mandatsvertraginkl. Vergütungsvereinbarung | 6 Jahre ab Mandatsende§ 50 BRAO |
| Honorarrechnungensobald Mila als Rechnungssystem aktiv | 10 Jahre ab AusstellungGoBD |
Wie Löschungen ablaufen
Solange ein Dokument unter Aufbewahrung steht, kann es nicht endgültig gelöscht werden. Es kann zur Löschung markiert werden — verschwindet aus der Aktenansicht, bleibt aber physisch bestehen, bis die Frist abläuft. Danach folgen 30 Tage Kulanz, in denen eine Wiederherstellung möglich ist. Erst dann wird das Dokument endgültig entfernt.
Die endgültige Löschung läuft täglich um 04:00 Uhr berliner Zeit. Jeder Vorgang — Markierung, Wiederherstellung, endgültige Löschung — wird im Aufbewahrungs-Audit-Log dokumentiert. Das Log ist append-only und überdauert die gelöschten Datensätze als rechtliche Spur.
Legal Hold
In bestimmten Fällen dürfen Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden — etwa während laufender Verfahren, regulatorischer Anfragen oder behördlicher Ermittlungen.
Diese Sperre wird mit Aktenzeichen und Begründung gesetzt und ist sichtbar für die Kanzlei. Solange sie besteht, ist keine Löschung möglich, auch nicht durch die Kanzlei selbst. Die Sperre wird aufgehoben, sobald der zugrundeliegende Vorgang beendet ist.
Auskunft und Export
Jede Kanzlei kann jederzeit einen vollständigen Export aller eigenen Akten anfordern. Der Export enthält alle Originaldateien, eine Kopie des relevanten Audit-Logs und ein Manifest mit Zeitstempel und Umfang.
Bei Vertragsbeendigung erhält die Kanzlei automatisch einen vollständigen Export, bevor mila-seitige Daten gelöscht werden.
Mandantinnen und Mandanten wenden sich für Aktenauskunft direkt an ihre Kanzlei. Mila ist Auftragsverarbeiter, nicht Verantwortliche im Sinne der DSGVO — die Aktenherausgabe nach § 50 Abs. 4 BRAO erfolgt durch die Kanzlei.
Subprozessoren
Die vollständige Liste der eingesetzten Subprozessoren für Hosting, E-Mail, Transkription und Telefonie findet sich unter Subprozessoren. Alle Verarbeitung erfolgt in der EU; relevante DPAs sind dort verlinkt.
Stand: 10·05·2026 · Fragen zur Aufbewahrung: aufbewahrung@milamiete.de