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Fallarten · Nebenkosten

Die Abrechnung, die niemand nachrechnet.Jede zweite Betriebskostenabrechnung ist fehlerhaft. Diese hier ist bereits nachgerechnet.

Nicht weil die Fehler versteckt wären, sondern weil Nachrechnen Stunden kostet und der Streitwert selten vierstellig wird. Deshalb rechnet niemand nach, und deshalb bleibt der Fehler drin. Hier ist er schon markiert, mit Betrag und Norm, bevor die Abrechnung überhaupt auf Ihrem Schreibtisch liegt. Das ist geschehen, bevor Sie die Akte zum ersten Mal öffnen — geprüft gegen 120 Entscheidungen zu den einschlägigen Normen, mit Fundstellen und fertigem Entwurf. Sie lesen, Sie geben frei.

Aktenzeichen-Kürzel NK
Rechtsgrundlage § 556 BGB · § 556a BGB · § 556c BGB · § 560 BGB
Status produktiv
Die Zahlen

Position für Position, gegen den Umlageschlüssel.

Mila liest die Abrechnung als Tabelle aus und prüft jede Position: umlagefähig, richtig verteilt, innerhalb der Frist abgerechnet. Was nicht trägt, steht mit Betrag in der Rückforderung.

PositionAbgerechnetUmlagefähigDifferenz
Heizung & Warmwasser842,10842,100,00
Hausmeister410,00246,00164,00
Verwaltungskosten180,000,00180,00
Instandhaltung Dach295,000,00295,00
Grundsteuer212,40212,400,00
Müllabfuhr158,00158,000,00
Nicht umlagefähig — Rückforderung639,00 €
Aus dem Tabellen-Parser, nicht aus dem Sprachmodell. Die Abrechnung wird strukturiert ausgelesen, die Beträge werden gerechnet — nicht geschätzt und nicht abgeschrieben. Verwaltungskosten und Instandhaltung sind nach § 556 Abs. 1 BGB i.V.m. der BetrKV nicht umlagefähig; der Hausmeisteranteil enthält Verwaltungstätigkeit.
Was Mila prüft

Sechs Punkte, an denen eine Abrechnung scheitert.

Die meisten Abrechnungen sind nicht falsch berechnet — sie rechnen Positionen ab, die nicht umlagefähig sind, oder sie kommen zu spät. Beides ist prüfbar, ohne den Streit über Einzelbeträge zu führen.

01
Abrechnungsfrist§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB
Geprüft wird der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben. Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ist eine Nachforderung ausgeschlossen — auch wenn sie inhaltlich vollständig berechtigt wäre. Der typische Fehler ist eine im Dezember datierte und im Januar zugestellte Abrechnung. Ist die Frist versäumt, muss über die einzelnen Positionen gar nicht mehr gestritten werden; das Guthaben bleibt dem Mieter trotzdem.
02
Umlagefähigkeit je Position§ 556 Abs. 1 BGB · BetrKV
Geprüft wird jede Position gegen den Katalog der Betriebskostenverordnung, der abschließend ist. Der typische Fehler sind Verwaltungskosten und Instandhaltungsaufwand — selten unter diesem Namen, meist versteckt in einer Sammelposition. Auch die Miete von Rauchwarnmeldern gehört nicht hinein: sie tritt an die Stelle von Anschaffungskosten und wird dadurch nicht zur Betriebskostenposition.
03
Umlageschlüssel§ 556a BGB
Geprüft wird, ob der angewandte Schlüssel dem vereinbarten entspricht — Fläche, Personenzahl oder Verbrauch. Der typische Fehler ist ein Wechsel des Schlüssels zwischen zwei Abrechnungsjahren ohne Vereinbarung, oder eine Flächenangabe, die von der im Mietvertrag abweicht. Ein falscher Schlüssel verschiebt Beträge, ohne dass eine einzelne Position falsch aussieht; er fällt nur im Vergleich zweier Jahre auf.
04
Wirtschaftlichkeitsgebot§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB
Geprüft wird, ob eine Position auffällig aus der Reihe fällt. Der typische Irrtum liegt auf Mieterseite: dass eine Kostenposition über dem Durchschnitt liegt, verletzt das Wirtschaftlichkeitsgebot noch nicht. Und bei Dienstleistungsverträgen, die vor dem Mietvertrag geschlossen wurden, kommt eine Verletzung überhaupt nur in Betracht, soweit dem Vermieter eine Korrektur möglich und zumutbar war. Mila markiert die Auffälligkeit; die Bewertung bleibt bei Ihnen.
05
Belegeinsicht§ 259 BGB · § 556 Abs. 3 BGB
Geprüft wird, ob Einsicht verlangt und ob sie gewährt wurde. Der typische Fehler auf Mieterseite ist die Konsequenz: Wird die Einsicht zu Unrecht verweigert, entsteht kein Rückzahlungsanspruch auf geleistete Vorauszahlungen, sondern ein Leistungsverweigerungsrecht aus § 242 BGB. Die Nachforderung wird dadurch nicht fällig. Mila formuliert die Aufforderung mit und trägt die Frist ein.
06
Vorauszahlungen und Anpassung§ 560 Abs. 4 BGB
Geprüft wird, ob die Anpassung der Vorauszahlung auf einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung beruht. Der typische Fehler ist eine Erhöhung, die mit einer Abrechnung begründet wird, die selbst nicht trägt. Fällt die Abrechnung, fällt die Erhöhung mit — und zwar für jeden Monat, in dem sie schon gezahlt wurde.
Die Akte beim ersten Öffnen

Die Abrechnung, wie sie in der Akte liegt.

Links das Original, rechts die Anmerkung an der Position, um die es geht. Die Beträge stammen aus dem Tabellen-Parser — das Sprachmodell kommt an die Zahlen nicht heran und kann sie deshalb auch nicht falsch abschreiben.

Betriebskostenabrechnung 2025 · Hausverwaltung Kröger & Söhnegeprüft bei Eingang · NK-2026-0118

Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025. Die Abrechnung wurde erstellt am 18.12.2026 und Ihnen mit Schreiben vom selben Tage übersandt.

Position 7 — Hausmeisterdienste: 410,00 EUR. Umfasst sind Reinigung der Gemeinschaftsflächen, Pflege der Außenanlagen, Winterdienst sowie Abrechnung und Schriftverkehr mit Dienstleistern.

Position 11 — Verwaltungskosten: 180,00 EUR. Position 12 — Instandhaltung Dachrinne und Fassadenanstrich Nordseite: 295,00 EUR.

Position 14 — Miete Rauchwarnmelder: 62,40 EUR. Die Geräte werden seit 2023 angemietet und turnusmäßig geprüft.

Abrechnungsfrist auf der Kippe
Die Zwölfmonatsfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB endete am 31.12.2026. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Erstellungsdatum — beim Mandanten liegt der Umschlag mit Poststempel vom 29.12. Ist er später zugegangen, ist die Nachforderung insgesamt ausgeschlossen. Rückfrage ist gestellt.
Verwaltungsanteil in der Hausmeisterposition
Abrechnung und Schriftverkehr sind Verwaltungstätigkeit und nach § 556 Abs. 1 BGB i.V.m. der BetrKV nicht umlagefähig — der Katalog ist abschließend (BGH VIII ZR 254/17). Der Anteil ist herauszurechnen; die Quote ist zu schätzen und damit Ihre Entscheidung, nicht Milas.
Zwei Positionen entfallen vollständig
Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig, und Instandhaltung ist Erhaltungsaufwand des Vermieters, keine laufende Betriebskostenposition. Zusammen 475,00 EUR, die aus der Abrechnung zu streichen sind — ohne dass es dafür eines Streits über die Höhe bedarf.
Mietkosten sind verkappte Anschaffungskosten
Die Miete tritt an die Stelle der Erwerbskosten, die dem Vermieter sonst entstanden wären; Anschaffungskosten sind keine Betriebskosten, und dieser Grundsatz lässt sich nicht durch Anmietung umgehen (BGH VIII ZR 379/20). Die Kosten der jährlichen Prüfung bleiben umlagefähig — sie sind hier nicht getrennt ausgewiesen.
Widerspruch entworfen · Belegeinsicht mit Frist gefordert · 1 Rückfrage zum Zugangsdatum offenPrüfen und freigeben →
Die Rechnung

Sechshundert Euro sind kein Nachmittag wert. Deshalb prüft sie sonst niemand.

Das Ergebnis ändert sich nicht — die Fleißarbeit ist nur schon getan, wenn Sie die Abrechnung aufschlagen. Die juristische Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.

Ohne Mila
Ein halber Tag
Jede Position gegen den Katalog halten, den Umlageschlüssel gegen das Vorjahr rechnen, Belege anfordern, Widerspruch schreiben — und am Ende steht eine Rückforderung, die den Aufwand nicht deckt.
Mit Mila
Schon erledigt
Die Positionen sind markiert, die Beträge gerechnet, der Widerspruch entworfen. Bleiben sechs Minuten: Schätzanteil setzen, freigeben.

Bei einer Abrechnung lohnt sich das nicht. Bei zweihundert schon — und es kommen jedes Jahr neue, von denselben Mandanten.

Rechtsprechung

Sechs Entscheidungen, an denen die Positionen gemessen werden.

Jede steht im Corpus, im Volltext, mit Datum und Fundstelle — und jede trägt einen der Prüfpunkte oben, nicht bloß das Thema.

BGH VIII ZR 254/17 · 19.12.2018
In der Wohnraummiete können nur die in der Betriebskostenverordnung enumerativ aufgezählten Bewirtschaftungskosten als Nebenkosten umgelegt werden; abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam."
✓ im Corpus, im Volltext
BGH VIII ZR 379/20 · 11.05.2022
Mietkosten für Rauchwarnmelder sind verkappte Anschaffungskosten und keine Betriebskosten; der Grundsatz lässt sich nicht dadurch umgehen, dass der Vermieter die Geräte anmietet statt sie zu erwerben."
✓ im Corpus, im Volltext
BGH VIII ZR 62/19 · 18.12.2019
Eine Notdienstpauschale gilt Tätigkeiten der Grundstücksverwaltung ab — die Bereithaltung zur Entgegennahme von Schadensmeldungen — und ist daher nicht umlagefähig."
✓ im Corpus, im Volltext
BGH VIII ZR 150/20 · 26.10.2021
Verweigert der Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu Unrecht, folgt daraus kein Rückzahlungsanspruch, sondern ein temporäres Leistungsverweigerungsrecht aus § 242 BGB."
✓ im Corpus, im Volltext
BGH VIII ZR 230/21 · 25.01.2023
Wurde ein die Betriebskosten auslösender Dienstleistungsvertrag vor dem Mietvertrag geschlossen, kommt eine Verletzung des Wirtschaftlichkeitsgebots nur in Betracht, soweit dem Vermieter eine Korrektur möglich war."
✓ im Corpus, im Volltext
BGH VIII ZR 6/24 · 20.05.2026
Das Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 Satz 1 Halbs. 2 BGB ist nicht schon dadurch verletzt, dass eine einzelne Kostenposition über dem Durchschnitt liegt."
✓ im Corpus, im Volltext
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Wo das Rechnen aufhört.

Positionen gegen einen abschließenden Katalog zu halten ist mechanisch. Alles, was eine Schätzung verlangt, ist es nicht.

Der Verwaltungsanteil an Hausmeisterkosten wird geschätzt. Mila liefert die Leistungsbeschreibung und den Gesamtbetrag, nicht die Quote.
Ob eine Position wirtschaftlich unangemessen ist, hängt am Einzelfall — über dem Durchschnitt zu liegen genügt dafür ausdrücklich nicht.
Ob sich der Streit über 600 Euro lohnt, ist eine Mandatsentscheidung. Mila beziffert, was zurückzufordern wäre; ob gefordert wird, entscheiden Sie.
Kein Widerspruch verlässt die Kanzlei ohne Ihre Freigabe.
Häufige Fragen

Was am Telefon gefragt wird.

Vier Fragen, vier kurze Antworten — jede auf einer Norm oder einer Entscheidung, die weiter oben belegt ist.

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Abrechnung?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, auch wenn sie inhaltlich berechtigt wäre. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Der Katalog der Betriebskostenverordnung ist abschließend (BGH VIII ZR 254/17). Draußen bleiben Verwaltungskosten und Instandhaltung — regelmäßig versteckt im Hausmeisteranteil — sowie alles, was der Sache nach Anschaffungskosten ist, etwa die Miete von Rauchwarnmeldern.
Muss ich zahlen, wenn die Belegeinsicht verweigert wird?
Die Nachforderung wird nicht fällig, solange die Einsicht zu Unrecht verweigert wird. Ein Anspruch auf Rückzahlung bereits geleisteter Vorauszahlungen entsteht daraus aber nicht — es ist ein Leistungsverweigerungsrecht, kein Rückforderungsrecht (BGH VIII ZR 150/20).
Reicht es, dass eine Position teuer aussieht?
Nein. Dass eine einzelne Kostenposition über dem Durchschnitt liegt, verletzt das Wirtschaftlichkeitsgebot noch nicht (BGH VIII ZR 6/24). Tragfähig sind Positionen, die gar nicht umlagefähig sind — dort braucht es keine Bewertung.
Verwandte Fallarten

Was aus derselben Abrechnung folgt.

Die Betriebskostenabrechnung berührt drei weitere Fallarten — und der Mietvertrag entscheidet, ob überhaupt umgelegt werden darf.

Alle siebzehn Fallarten laufen auf derselben Akte, demselben Corpus und derselben Freigabe durch Sie. Übersicht aller Fallarten

120
Entscheidungen zu den Normen, auf denen diese Fallart steht
81
davon vom Bundesgerichtshof
39 von Regionalgerichten
24.10.25
Datum der jüngsten Entscheidung
im Corpus zu diesen Normen
0
erfundene Aktenzeichen
Mila zitiert nur aus dem Corpus

Ein generisches Sprachmodell erfindet Aktenzeichen, die plausibel klingen und nicht existieren. Mila kann das nicht: Was nicht im geprüften Corpus steht, wird nicht zitiert — die Prüfung läuft vor dem Rendern, nicht danach. Corpus ansehen

Sechshundert Euro sind kein Mandat. Zweihundert Abrechnungen schon.

Einzeln lohnt das Nachrechnen nicht — das ist der Grund, warum es niemand tut. Wenn die Prüfung Minuten statt Stunden dauert, kippt genau diese Rechnung. Sechzehn weitere Fallarten laufen auf derselben Akte.